Rencontre exploratoire pour une meilleure collaboration
APRMEQ-DRH
25 février 2010


Étaient présents:

  • Madame Louise Bergeron, Assistante de la directrice
  • Monsieur Normand Peck, Conseiller en gestion des ressources humaines
  • Jeannine Lefebvre, APRMEQ
  • Micheline Roberge, APRMEQ
  • Louis Lemieux, APRMEQ

But de la rencontre : Explorer les aménagements possibles pour :

  • Faciliter le recrutement des membres dans l’association du personnel retraité du ministère de l’Éducation
    • Problématique : Actuellement, à toutes fins utiles, nous perdons complètement la trace des personnes qui quittent pour la retraite rendant ainsi extrêmement difficile le recrutement des membres. La Loi sur l’accès à l’information limite nos actions en ce sens.
    • Objectif : Connaître l’identité des personnes dont la retraite approche pour exercer une action efficace et ciblée auprès de ces personnes dans le but qu’ils adhèrent à l’association et, si possible avant qu'ils ne quittent pour la retraite.
    • Actions proposées :
      • Échanges d’informations (Annexe 1)
      • Activités d’insertion de futurs membres dans notre groupe (Annexe 2)
  • Disposer d'un meilleur budget de fonctionnement
    • Problématique : L’association fonctionne avec un budget d’opération annuel autour de 800$ (excluant l’apport du Ministère et les collectes pour la Fondation Paul Gérin-Lajoie) et doit assumer des frais fixes (assurances, hébergement du site Internet et de papeterie non fournie par le Ministère) qui grèvent près de 75% du budget.
    • Objectif : Disposer d’un budget suffisant pour que l’association puisse mieux assumer sa mission.
    • Actions proposées :  
      • Disposer de plus de revenus en augmentant le nombre de cotisants (Annexe 3)
      • Trouver une subvention récurrente d’au moins un commanditaire important (Annexe 4)
      • Obtenir une aide additionnelle de la DRH et/ou du Ministère (Annexe 5)

Les représentants de la DRH ont pris bonnes notes des problématiques vécues par l’association tel qu’ils ont été exposés. Les avenues de solutions seront explorées et elles nous seront présentées par la DRH d’ici trois semaines.

Jeannine Lefebvre, Micheline Roberge et Louis Lemieux
2 mars 2010



Annexe 1
Échanges d’informations

  1. La présence de l'APRMEQ dans l'Intranet
    Examiner la possibilité de déposer deux ou trois capsules annuellement sur la page d’accueil de l'Intranet du Ministère. Ces capsules (manchettes) annonceraient les principales activités de l’association pour inviter les futurs retraités à y participer. Un lien sur le site: www.aprmeq.org apparaîtrait sur chaque manchette.
  2. La présence d’encart APRMEQ dans la section DHR de l'Intranet
    Un encart permanent dans la page développement de la section DHR de l'Intranet indiquerait l’essentiel  des activités de l’association à l’intention des futurs retraités. Un lien sur le site: www.aprmeq.org apparaîtrait aussi dans cet encart.
  3. Un dépliant promotionnel à faire suivre aux personnes dont la retraite est émminente.
    Ce dépliant promotionnel décrit sommairement l’association et inclut un formulaire d’adhésion. La DRH se chargera de la reproduction du dépliant et trouvera le meilleur mode de distribution.
  4. Un accès à l’Intranet via l’Internet
    L’accès à l’Intranet est un avantage très précieux pour nous. Il nous fait connaître les annonces des 5 à 7 proposés pour souligner la plupart des départs à la retraite. L’accès à l’Intranet est toujours possible mais nous devons actuellement nous rendre à notre poste de travail au 27e étage ce qui occasionne des coûts, exige du temps et des déplacements qui pourraient être évités.
    L’accès à l’Intranet via l’Internet directement de notre domicile nous faciliterait grandement cette tâche.
    Si des contraintes s’appliquaient, nous serions d’accord pour limiter ce service à une ou deux personnes désignées.


Annexe 2
Activités d’insertion
Le but serait de favoriser l’insertion des nouveaux retraités dans notre association avant même qu’ils ne prennent effectivement leur retraite.
En complément aux échanges d’informations, deux activités seraient proposées annuellement. Ce serait un moyen très concret de favoriser le recrutement de nouveaux membres.
Les invitations seraient faites aux personnes encore à l'emploi mais à la veille de prendre leur retraite pour participer à un déjeuner annuel et/ou au Party de Noël avec des membres de notre association. Le Ministère pourrait accorder une subvention (de l’ordre de 15$ par participant) pour une vingtaine d’employés escomptés sur ces deux activités.


Annexe 3
Une augmentation des revenus par un plus grand nombre de cotisants
Les annexes 1 et 2 présentent quelques dispositions ou activités qui contribueront à rencontrer efficacement cet objectif.
De notre côté, nous pourrions envisager aussi d’augmenter un peu la cotisation.


Annexe 4
Une subvention récurrente d’un commanditaire important
Des démarches seront entreprises le plus rapidement possible par l’association pour explorer cette avenue.


Annexe 5
Une assistance additionnelle de la DRH et/ou du Ministère
Globalement, les dépenses les plus importantes se déclinent comme ceci :
  • les primes d’assurances pour couvrir la responsabilité pour les dirigeants de l'association (env. 400$/an)
  • les frais d'hébergement de notre site Web et nom de domaine (env. 100$/an)
  • Le Party de Noël (env. 400$/an)
  • Les frais de papeterie (en plus de ce que nous fournit le Ministère comme par exemple, le papier pour imprimer les cartes de membres, des cartouches d’imprimantes, etc.) pour les envois postaux (env. 100$/an). Nous avons encore environ 30 dossiers sur 160 qui n’ont pas de courriels ou certains courriels erronés.

En conclusion, il a été proposé que l’association se voit attribuer un budget annuel récurrent qui aiderait à couvrir une bonne partie des dépenses importantes énumérés plus haut ainsi que la réalisation des deux activités d’insertion proposées. La reddition de compte serait très facile puisque nous produisons annuellement un bilan et des États de revenus et dépenses vérifiées par un vérificateur de la Direction de la vérification interne du MELS.

P.S. Pour régulariser notre situation, il a aussi été demandé à la DRH un prêt d'une licence d’un logiciel d’édition de pages Web. Ce pourrait être le logiciel Dreamweaver CS4 de la compagnie Adobe si c’est celui qui est utilisé au Ministère.